ارتباطات حرفه ای: وسایل، کارکردها، اصول سازماندهی فرآیند

2024 نویسنده: Miguel Ramacey | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 06:18

ارتباطات حرفه ای برای توانمندسازی افراد در یک شرکت برای برقراری ارتباط موثر با یکدیگر ضروری است. سرعت کار کل شرکت به طور مستقیم به سرعت و در دسترس بودن انتقال اطلاعات بستگی دارد.

ارتباطات حرفه ای نقش مهمی در اتخاذ موثرترین تصمیمات و انتقال آنها به تیم دارند. اگر آنها ضعیف باشند، در این صورت پیامدهای منفی را تهدید می کند که می تواند در اشتباه در تصمیمات انتخاب شده، در پیدایش سوء تفاهم بین کارکنان و مدیر و همچنین در وخامت روابط بین فردی بیان شود..

تعریف مفهوم

ارتباطات حرفه ای تعاملاتی هستند که در حوزه روابط رسمی انجام می شود. هدف اصلی آنها دستیابی به نتایج مورد نظر، حل وظایف تعیین شده و همچنین بهینه سازی فعالیت های خاص است. در همان زمان، هر یک از شرکت کنندگان در ارتباطات حرفه ایموقعیت خاص خود را دارد، رئیس، زیردستان، همکار یا شریک بودن.

در مواردی که افراد در سطوح مختلف نردبان شغلی (مجری و مدیر) با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، می توانیم در مورد ارتباطات زیردست صحبت کنیم. به هر حال، عمودی روابط در اینجا به وضوح قابل مشاهده است. هنگام اجرای تعامل بر اساس اصل همکاری برابر، می توان در مورد ارتباطات افقی صحبت کرد.

ارتباط موضوع

ارتباطات حرفه ای یک تجربه روزمره برای مردم است. در محل کار و در مدارس، دانشگاه ها و موسسات رسمی انجام می شود. این ارتباط بین دانش آموزان و معلمان، زیردستان و روسا، رقبا، شرکا و همکاران است. برای رسیدن به هدفی که پیش روی خود قرار دارد، هر فرد باید با ابزار و اصول این گونه ارتباطات آشنا باشد، زیرا شرکا باید به یک زبان (چه به معنای واقعی و چه مجازی) ارتباط داشته باشند، تجربه اجتماعی مشترکی داشته باشند و یکدیگر را درک کنند.

تطابق با شرایط اولیه ارتباطات تجاری

چگونه ارتباط در فعالیت حرفه ای را تا حد امکان مؤثر کنیم؟ این امر مستلزم تحقق تعدادی از شرایط است. اول از همه، ارتباط باید هدف مشخصی داشته باشد. در عین حال، علاقه همه افراد درگیر در این فرآیند در دستیابی به آن مهم است. به عنوان مثال می توان به انعقاد قرارداد، ایجاد روابط، هماهنگی رویدادها، ایجاد مساعدترین شرایط برای همکاری و غیره اشاره کرد.

به همهشرکت کنندگان در ارتباطات حرفه ای و تجاری باید با یکدیگر تماس بگیرند و این کار را بدون توجه به علاقه یا ناپسندی شخصی انجام دهند. در عین حال رعایت تابعیت، نقش های شغلی، آداب تجارت و محدودیت های رسمی الزامی است. مفهوم اخیر نه تنها مستلزم اجرای پروتکل‌ها، روال‌ها و مقررات مختلف، بلکه نیاز پیش پا افتاده به کنترل قدرت احساسات خود و احترام گذاشتن به طرف مقابل است.

علاوه بر این، یکی از شروط لازم برای اجرای مؤثرترین ارتباطات تجاری در فعالیت های حرفه ای، مدیریت پذیری آن است. رئیس شرکت به عنوان بیشترین علاقه مندی به حل وظایف پیش روی تیم، ابتدا باید مراقب چنین لحظه ای باشد. برای او مهم است که کارکنانش را برای یافتن بهترین راه حل ترغیب کند، زیرا در غیر این صورت آنها ناظران منفعل خواهند بود و هیچ ایده ای ارائه نمی کنند.

ابزار ارتباطات تجاری

ارتباط حرفه ای تمایل معنادار یک فرد یا یک گروه کامل از مردم برای برانگیختن یک کارمند یا کل تیم برای اقدامی است که می تواند به نحوی وضعیت را تغییر دهد یا مکالمه را به سمت دیگری تبدیل کند.

تعدادی ابزار برای اجرای طرح موجود است. بنابراین، وسایل ارتباط حرفه ای عبارتند از:

1. پست معمولی. از بین همه وسایل ارتباط تجاری، قدیمی ترین است. و در این راستا، پست سنتی تعدادی ازکاستی ها آنها شامل سرعت کم انتقال پیام، طراحی پیچیده تر حروف (در مقایسه با سایر انواع ارتباطات) و غیره هستند. اما پست معمولی امروزه هنوز به عنوان وسیله ای برای ارتباطات حرفه ای مورد استفاده قرار می گیرد. مزیت اصلی آن یک روش بسیار قابل قبول برای انتقال اسناد مهم بین شرکا است. در روابط تجاری نیز می توان از روشی مانند ارسال تلگرام استفاده کرد. این سرویس از طریق پست نیز ارائه می شود.
2. اتصال تلفنی. این یک وسیله ارتباط تجاری بسیار کارآمد است. با این حال، مذاکرات تلفنی از نظر قانونی الزام آور نیست. این نکته باید در هنگام استفاده از ارتباطات حرفه ای و در حین استفاده از وسایل دیگر مورد توجه قرار گیرد.
3. ایمیل. این وسیله ارتباط تجاری نسبتاً جدید از محبوبیت شایسته ای برخوردار است. یکی از مزیت های اصلی آن ترکیب فرم ارتباطات نوشتاری (متن ثابت) با کیفیت هایی است که ارتباط شفاهی به صورت سرعت انتقال اطلاعات و امکان دریافت پاسخ تقریباً آنی دارد. چنین ویژگی هایی ایمیل را به یکی از ابزارهای اصلی برای انتقال پیام های غیررسمی تبدیل می کند.
4. فکس. با استفاده از یک دستگاه خاص، می توانید خیلی سریع یک کپی از هر سندی را به شریک خود منتقل کنید. سرعت یک مزیت بدون شک ارتباط فکس است. با این حال، اسنادی که به این طریق منتقل می شوند، از اعتبار قانونی برخوردار نیستند، زیرا آنها ندارنداصل امضا و مهر به همین دلیل است که در بیشتر موارد از فکس به عنوان وسیله ارتباطی فقط برای ارسال سریع اسناد استفاده می شود. فقط در صورتی می توان آنها را برای اجرا پذیرفت که نسخه اصلی از طریق پست معمولی به دنبال آنها ارسال شود. باید در نظر داشت که ارسال اسناد با علامت "برای استفاده رسمی" یا "محرمانه" از طریق فکس ممنوع است.

ارتباطات تجاری

ارتباط شفاهی همیشه در قلب ارتباطات حرفه ای بوده است. بین افرادی انجام می شود که با مصالح پرونده به هم مرتبط هستند و همچنین از اختیارات لازم برای حل مشکلات پیش آمده و ایجاد مشارکت برخوردارند.

این گونه مکالمات وسیله ای برای برقراری ارتباط حرفه ای است که شامل تمام مزایایی است که ارتباط تلفنی و تبادل اطلاعات مکتوب فاقد آن است. واقعیت این است که ارتباطات تجاری:

• در شرایط تماس نزدیک انجام می شود، زمانی که می توان فقط روی یک همکار یا روی گروه کوچکی از افراد تمرکز کرد؛
• شرایطی را ایجاد می کند که تحت آن می توان روابط شخصی برقرار کرد؛
• دلالت بر تماس مستقیم دارد.

مکالمه تجاری در درجه اول به گفتار شفاهی اشاره دارد. و در مقایسه با فرم نوشتاری دارای تعدادی تفاوت قابل توجه است. در طول چنین مکالمه ای، تأثیر مستقیم بر طرف صحبت یا گروهی از افراد ممکن می شود. در این مورد از حرکات و حالات چهره، لحن و غیره استفاده می شود. بعلاوه،ارتباط چهره به چهره هیچ زمانی برای پیش اندیشیدن باقی نمی گذارد. به همین دلیل است که اغلب در یک مکالمه کاری از اشکال معمولی ارتباط و همچنین برخی ویژگی‌های سبکی و دستوری استفاده می‌شود.

به عنوان پایه ارتباطات حرفه ای استفاده می شود، مکالمه تجاری در درجه اول با ساخت منطقی فکر متمایز می شود. بر اساس رویه‌های موجود، می‌توان ادعا کرد که افراد تجاری که در استفاده از قضاوت‌ها و مفاهیم عالی هستند و قادر به اثبات قانع‌کننده و نتیجه‌گیری صحیح هستند، بسیار سریع‌تر از آن دسته از افراد تجاری که این مهارت‌ها را ندارند موفق می‌شوند..

مکالمه حرفه ای فرهنگ روانشناختی خاص خود را دارد. این در توانایی طرفین برای ایجاد تأثیر خوب بر دیگران، ایجاد فضای دوستانه در جلسه، به کارگیری تکنیک های ویژه ای است که در برابر سؤالات نادرست محافظت می کند، به مخالفان خود تا انتها گوش می دهد و در صورت لزوم، استدلال های آنها را رد می کند. تکنیکی که امکان ارتباط بدون درگیری را فراهم می کند.

روابط بین فرهنگی

امروز، جهان به طور فزاینده ای در آغوش روند جهانی شدن قرار گرفته است. به همین دلیل است که ارتباطات حرفه ای بین فرهنگی به منصه ظهور می رسد. برای اجرای آن به متخصصانی نیاز است که فقط یک زبان خارجی نمی دانند. آنها باید از نظر ارتباطات تجاری بر آن مسلط باشند.

اغلب چنین ارتباطات حرفه ای به زبان انگلیسی انجام می شود. وسیله اصلی ارتباط درسطح بین ایالتی.

انگلیسی در زمینه ارتباطات حرفه ای یک نسخه مدرن و ساده شده از زبان انگلیسی به طور کلی است. با وجود عبارات کلیشه ای استاندارد و همچنین انواع الگوها مشخص می شود. یک متخصص باید آنها را بشناسد و بتواند در شرایط خاص از آنها استفاده کند.

اگر یک مترجم توسط یک تاجر به یک جلسه تجاری دعوت شود، در ارتباطات حرفه ای چنین متخصصی تنها از تجربه زندگی خود و رفتاری که در محیط فرهنگی بومی خود پذیرفته شده است استفاده نمی کند. در نظر گرفتن ویژگی های رفتار افراد دیگر به جلوگیری از سوء تفاهم، اشتباه و مشکلات در گفتگو کمک می کند.

در ارتباطات حرفه ای بین فرهنگی، شناخت هنجارهای بین فردی روابطی که در یک جامعه خاص پذیرفته شده است، ضروری است. یعنی - زبان های ارتباط غیر کلامی و کلامی. اولین آنها شامل سیگنال های مختلف بی کلامی است که شرکت کنندگان در ارتباط برای یکدیگر ارسال می کنند. آنها اغلب ناخودآگاه این کار را انجام می دهند. باید در نظر داشت که دانش زبان های غیرکلامی و کلامی در ارتباطات حرفه ای با ماهیت بین فرهنگی، کلید یک جلسه موفق است. یک متخصص باید از آهنگ گفتار اتخاذ شده توسط یک فرد خاص، حجم تلفظ، لحن، حالات صورت، حالت ها و غیره آگاه باشد. هنجارهای استفاده از آنها در طول مکالمه ممکن است تفاوت هایی داشته باشد. نمونه بارز آن لبخند سنتی آمریکایی است. در روسیه، آن را غیر صادقانه و مصنوعی می دانند. آمریکایی هابرعکس، آنها معتقدند که روس ها بیش از حد عبوس، بی ادب و جدی هستند.

تربیت متخصصان

مشکلات ارتباطات تجاری بین ایالتی چگونه حل می شود؟ مذاکره موفق مستلزم حضور مترجمی مجرب در زمینه ارتباطات حرفه ای است که هم دانش تخصصی و هم فرهنگی عمومی داشته باشد. دانشگاه های روسیه در حال تربیت چنین متخصصانی هستند.

همزمان از برنامه ای به نام "مترجم در حوزه ارتباطات حرفه ای" به طور فعال استفاده می شود. این مهارت ها را برای برقراری ارتباط موثر در تجارت و مبادلات فرهنگی امروزی فراهم می کند.

عملکردهای اصلی

از جمله ویژگی های ارتباطات حرفه ای، سیستم نسبتاً پیچیده آن است. این شامل سطوح بسیاری است که نه تنها یک سازمان خاص، بلکه محیط خارجی را نیز پوشش می دهد. کارکردهای اصلی ارتباطات حرفه ای را در نظر بگیرید.

1. اطلاعاتی. ارتباطات حرفه ای برای ایفای نقش یک واسطه خاص طراحی شده اند. با کمک آن، ایده ها، تصمیمات و پیام ها بین کارکنان رد و بدل می شود. عملکرد اطلاعاتی ارتباطات تجاری برای دستیابی به اهداف سازمان و همچنین رفع مشکلاتی که در طول این فرآیند به وجود می آید ضروری است.
2. انگیزشی. ارتباطات حرفه ای به تمایل کارکنان برای انجام بهتر وظایف کمک می کند. این کارکرد انگیزشی است.ارتباطات حرفه ای در این حالت رهبر از وسایلی مانند دستور، ترغیب، پیشنهاد و درخواست استفاده می کند.
3. کنترل. با استفاده از تابعیت سلسله مراتبی، این تابع برای نظارت بر رفتار کارکنان شرکت طراحی شده است.
4. بیان. به کمک این عملکرد، ارتباطات حرفه ای به ارضای نیازهای اجتماعی از طریق بیان تجربیات و احساسات در مورد آنچه اتفاق می افتد کمک می کند.
5. ارتباط پذیر. این ویژگی بسیار خاص است. با کمک آن، اشتباهات و مشکلات معمولی که در ارتباطات تجاری به وجود آمده است شناسایی و حل می شود و اصول رفتار بهینه تدوین می شود.

کارکردهای ارتباطات حرفه ای را می توان از نقطه نظر تضمین حیات شرکت به عنوان یک کل نیز در نظر گرفت. در این مورد، موارد زیر رخ می دهد:

1. عملکرد تنظیمی. هنگام برقراری ارتباط، تأثیر غیرمستقیم یا مستقیم بر کارمندی که موضوع مدیریت است، وجود دارد. چنین عملکردی به سازماندهی اقدامات مشترک در تیم، هماهنگی و بهینه سازی توسط سرپرست کلیه اقدامات انجام شده توسط تیم کمک می کند.
2. عملکرد کنترل اجتماعی. هر یک از روش های حل مشکلات سازمان، و همچنین اشکال و اصول کار آن، دارای ویژگی هنجاری برجسته است. تنظیم کلیه این مفاد که در دستورالعمل ها و دستورات رئیس است به تضمین سازمان و یکپارچگی موسسه و همچنین ثبات اقدامات مشترک هر یک از اعضای تیم کمک می کند. برای حفظ این جهت وارتباطات حرفه ای کنترل اجتماعی خود را اعمال کنند.
3. عملکرد جامعه پذیری. این یکی از وظایف اصلی هر رهبر است. این عملکرد به کارمندان جوان اجازه می دهد تا در فعالیت های مشترک شرکت کنند، که شروع به تسلط بر مهارت ها و توانایی های ارتباطی می کنند، یاد می گیرند در یک موقعیت ارتباطی حرکت کنند، صحبت کنند و گوش دهند. همه اینها نه تنها برای سازگاری بین فردی، بلکه برای اجرای فعالیت های حرفه ای بسیار مهم است. در عین حال، جوانان نگرش بردبار، علاقه مند و خیرخواهانه نسبت به سایر کارمندان و توانایی عمل به منظور انجام یک وظیفه جمعی پیدا می کنند.
4. اجتماعی-آموزشی. در فرآیند ارتباطات حرفه ای فرآیند آموزش، آموزش و پرورش شخصیت کارمند ضمن انتقال تجربه عملی به او وجود دارد. به لطف تماس های سیستماتیک که در جریان فعالیت های مشترک ظاهر می شود ، همه شرکت کنندگان در ارتباطات هم در مورد خود و هم در مورد شرکا و همچنین در مورد بهترین گزینه ها برای حل وظایف پیش روی تیم دانش کسب می کنند. تسلط بر مهارت های عملی گاهی اوقات برای برخی از کارکنان به جبران کمبود دانش حرفه ای تبدیل می شود. و این توسط کارکرد اجتماعی-آموزشی ارتباطات تضمین می شود.

دستورالعمل

ارتباطات حرفه ای بر اساس:

1. بینشخصیت. چنین ارتباطی با تطبیق پذیری، باز بودن تعامل بین افراد مشخص می شود. این اصل بر اساس علاقه شخصی به یکدیگر است. و این با وجودکه ارتباطات تجارت محور است. چنین ارتباطی ناگزیر دارای ویژگی های تماس بین فردی است.
2. هدفمندی. این اصل از ارتباطات حرفه ای چند منظوره است، زیرا فرآیند ارتباطات تجاری، همراه با بار اطلاعاتی مورد نظر، یک هدف اساسی را نیز به همراه دارد. به عنوان مثال، یک رهبر، با اطلاع دادن به تیم در مورد داده های آماری که در اختیار دارد، می خواهد به جنبه های مشکل ساز یک حوزه خاص از فعالیت اشاره کند. در همان زمان، به احتمال زیاد، در سطح ناخودآگاه، او به دنبال این است که فصاحت، دانش و هوش خود را به حاضران نشان دهد.
3. تداوم. این یکی دیگر از اصول ارتباطات حرفه ای است. این در این واقعیت است که با ورود به میدان دید شریک تجاری خود، آغازگر تماس مستمر با او هستیم. در عین حال، ارتباط نه تنها در سطح کلامی انجام می شود. شریک زندگی دائماً پیام‌های رفتاری دریافت می‌کند که می‌تواند از آنها نتیجه‌گیری مناسب بگیرد.
4. چندبعدی. در مسیر ارتباطات حرفه ای، حداقل دو جنبه از روابط بین فردی محقق می شود. اولین مورد، انتقال اطلاعات تجاری و حفظ مخاطب ایجاد شده است. دوم ترجمه نگرش عاطفی نسبت به یک شریک (می تواند مثبت و منفی باشد).

اخلاق ارتباطات حرفه ای

هر یک از شرکت کنندگان در ارتباطات تجاری باید:

1. صداقت. افراد با داشتن چنین خصلتی از کارهای فریبکارانه و فریبکارانه خودداری می کنند. با این حال، حتیکسانی که صداقت را معیاری ضروری برای رفتار تجاری می دانند، گاهی اوقات هنوز مجبورند دروغ بگویند. در این حالت، افراد باید بین گزینه هایی که آنها را راضی نمی کند، انتخاب کنند. با این حال، همیشه باید حقیقت را گفت. دروغ تنها زمانی توجیه می شود که از بین دو بدی کوچکتر را انتخاب کنیم، در شرایطی که شرایط اقتضا کند.
2. صداقت. این ویژگی ذاتی انسان در وحدت اعمال و عقاید او تجلی پیدا می کند. رفتار شایسته درست نقطه مقابل دو رویی و ریاکاری است. چنین فردی همیشه به آنچه وعده داده عمل می کند. به عنوان مثال یک کارمند قطعا در انجام یک تکلیف شغلی به همکار خود کمک خواهد کرد. این اتفاق می افتد حتی زمانی که انجام آن برای او چندان آسان نیست، اما او قول داده است.
3. عدالت. این ویژگی شخصیتی به معنای عدم تعصب و عینیت در ارزیابی افراد دیگر و اعمال آنهاست.
4. مسئولیت. این ویژگی یک شرکت کننده در روابط تجاری در میزان مسئولیت پذیری گفتار، رعایت موازین اخلاقی و انجام تعهدات خود نمایان می شود.